Servizi di gestione dati
Classificazioni Catalogazioni
Per attuare un corretto Censimento e Classificazione è importante analizzare all’interno dell’azienda:
- l’attuale processo di gestione documentale
- l’organigramma aziendale
- la tipologia dei documenti
- I flussi dei documenti
Titolari Schedature
A seguito di una accurata analisi di fattibilità, la fase di schedatura/catalogazione viene effettuata da operatori selezionati ed addestrati, i quali riporteranno i dati su appositi moduli cartacei o direttamente a sistema informatico, sempre nel rispetto della privacy.
Tale servizio viene utilizzato anche per riordinare archivi interni all’azienda, ottenendo:
- corretta codifica dei documenti e normalizzazione dei dati
- Informatizzazione e addestramento alla gestione
- riduzione tempi di ricerca
- regolamentazione dei flussi
- gestione e alienazione documenti scaduti (scarto d’archivio)
- ottimizzazione degli spazi interni
Servizi gestione archiviazioni
Riordino fisico ed informatico
Oggi le aziende hanno il problema di gestire notevoli quantità di documenti, utilizzando passivamente i propri spazi ed il proprio personale. Effettuiamo l’archiviazione fisica con riordino ed informarizzazione on-site (presso il cliente). Effettuiamo riordino fisico dei documenti cartacei attivi e definiti.
Gestione interna Cosourcing
La gestione in Cosourcing permette di migliorare la gestione interna degli archivi attivi e definiti tramite un controllo del partners/fornitore.
Outsourcing Custodia
La gestione in Outsourcing permette di abbattere costi interni di gestione e miglioramenti in termini di efficienza.
Il Servizio di Archiviazione Globus garantisce la conservazione dei documenti in ambienti idonei, sicuri e protetti ed una gestione corretta e riservata dei flussi documentali (consegne e ritiri presso il cliente entro 4-24 ore).
La gestione documentale delle ricerche e consultazioni viene svolta seguendo rigide procedure e rispettando competenze che garantiscono la riservatezza e la privacy.
I documenti in giacenza presso nostri archivi sono assicurati attraverso apposite polizze personalizzate.
Scarto – macero certificato SDS (confidenziale) o non confidenziale (intermediario cat.8).
Servizi di gestione delle informatizzazioni
Database personalizzati
Una volta classificati i documenti vengono registrati su appositi database gestionali, che possono essere personalizzati per soddisfare le più svariate esigenze.
Il database ha la funzione di organizzare e gestire l’archivio:
- uniformare le tipologie di documenti (normalizzazione)
- Individuare e/o assegnare i reparti/uffici di appartenenza del documento
- controllare i volumi di documentazione cartacea
- ricercare rapidamente i documenti
- registrare i flussi documentali (richieste, entrate, uscite)
- Individuare la documentazione da alienare (in scadenza)
La gestione dei flussi documentali (richieste, entrate, uscite) sono regolate dal database gestionale.
Informatizzazione & data entry
Il personale addetto a svolgere data-entry è addestrato e selezionato per garantire sicurezza e privacy.
Disaster Recovery & Storage
La custodia dei dati è garantita da back-up su supporti magnetici e cd. Effettuiamo anche servizio di Storage & Disaster Recovery.
Archiviazione ottica
Globus, avvalendosi di collaboratori altamente qualificati, offre anche il servizio di scansione ottica ed indicizzazione dell’archivio cartaceo.
